Projetos que dão frutos: como cultivar suas ideias e gerar resultados para a sua marca

Projetos que dão frutos: como cultivar suas ideias e gerar resultados para a sua marca

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Projetar é uma das atividades mais antigas da consciência humana. Tudo que usamos em nosso dia a dia foi projetado por alguém interessado em melhorar a realidade. Soluções que foram se modernizando ao longo do tempo e servindo a gerações de pessoas até que pudéssemos as utilizar como se fossem um bem garantido.

Todos nós, em maior ou menor escala, projetamos em nosso dia a dia. Sejam tarefas de pequeno porte em nossa residência, planos de médio-prazo, uma viagem, um curso, uma mudança em nossas vidas.

O que às vezes não percebemos é que a mesma dinâmica que acontece em nosso foro íntimo acontece nas marcas, e frequentemente somos agentes desses processos.

Uma marca é feita pelas pessoas  que nela operam, acreditam e asseguram sua personalidade e qualidade. Uma marca se alimenta de seus projetos. Estejam eles em plena operação, em planejamento, ou em ideação.

Por esta razão gerenciar projetos é uma atividade estrutural para a saúde da marca. Boas gestões cuidam dos projetos como se fossem um “jardim”, fertilizando as ideias, orientando seu crescimento, limpando os resíduos e cuidando diariamente para que os projetos medrem e deem bons frutos aos seus colaboradores e beneficiários.

Gerenciar o quê?

Entretanto, gerenciar um projeto é um processo intangível. Existem muitas formas de fazê-lo, normatizações, literaturas, rotinas, acordos que podem tornar a operação desgastante e às vezes comprometer o fôlego das pessoas que estão colaborando.

Por isso, gostaríamos de abrir algumas perspectivas dentro desse contexto, a fim de dar um gás nas suas próximas operações de projetos.

Um projeto é um modelo mental

Antes de tudo, uma pessoa [ou mais] teve uma ideia de como algum processo na marca poderia ser melhor. Por exemplo: “temos um site novo, e agora vamos publicar semanalmente” ou “entrevistaremos um aluno por mês para coletar sua perspectiva da escola e analisar se estamos no caminho correto”.

Ou seja, um projeto existe sob forma de semente na cabeça de alguém. Ainda não há clareza sobre suas especificações, objetivos, etapas, apenas uma noção impressionista [e geralmente otimista] de qual será seu resultado final.

Por esta razão, é importante tornar este modelo mental tangível. Uma boa especificação contém:

  •      Nome do projeto
  •      Contexto em que foi criado
  •      Objetivos gerais e específicos
  •      Etapas de execução
  •      Possíveis responsáveis
  •      Cronograma detalhado ou resumido
  •      Possíveis associações

Dessa forma mais pessoas podem se apropriar da ideia, sugerir melhorias, se entusiasmar com os possíveis resultados, colaborar e ajudar o projeto a evoluir. Além de tudo, uma boa especificação mantém o projeto nos trilhos e serve como parâmetro de avaliação de sucesso.

Projetos precisam de um responsável

Hoje em dia vivemos uma tensão do “coletivo”. Há muitos coletivos de arte, literaturas, iniciativas coletivas. Apesar de ser uma perspectiva idílica, ela não é muito realista. Nós seres humanos temos dificuldade com estruturas intangíveis demais, e um responsável “coletivo” simplesmente não se materializa em nossa cabeça. A tendência é que deleguemos imaginariamente as tarefas uns para os outros dentro da equipe, e a embarcação fique sem tripulação.

Dessa forma, o ideal é todo projeto ter um responsável. Ele vai ser quem vai cuidar do crescimento da iniciativa, vai zelar pelos objetivos acordados, ajudar o projeto a evoluir, monitorar os progressos, os retrocessos, trazer questões à equipe para que [aí sim] se decida coletivamente. Entretanto o responsável do projeto “responde” por ele.

É importante ainda que o responsável pelo projeto aja como “facilitador” e não como latifundiário do projeto. Ou seja, o interesse a ser zelado é o êxito do projeto, e não seu interesse pessoal.  É importante que um responsável por projetos saiba ouvir, conciliar, decidir, ponderar e tenha uma visão de longo prazo, além de resiliência e paciência com a execução do projeto.

Projetos são criaturas vivas, nascem, crescem, se reproduzem e morrem

Projetos têm ciclos. Mais à frente falaremos sobre isso. Mas é importante olhar o projeto como uma entidade que vai se transformar ao longo de sua existência, ganhar novas ideias, perder ideias obsoletas, conhecer novos colaboradores, gerar subprojetos, e um dia o projeto se encerra. Entendendo essa mutabilidade e impermanência dos projetos, fica mais fácil de gerenciá-lo com a maturidade e entendimento necessários para que eles vinguem e gerem resultados para todos os envolvidos.

Projetos são feitos por pessoas

Este é um grande segredo de todo projeto: 100% dos integrantes de um projeto são pessoas. Parece algo misterioso, mas partir dessa premissa facilita a execução dos projetos. Pessoas têm pressa, ansiedade, dificuldade de entender raciocínios. Pessoas são passíveis de mal-entendidos, atrasam-se, antecipam-se, discordam, esquecem-se.

Entretanto pessoas são justamente a força-motriz de qualquer projeto. É seu entusiasmo, compromisso, entendimento, paciência, fôlego e sonhos que dão cabo dos projetos. Dessa forma é sempre bom cultivar um clima amigável na execução de projetos, lembrando que são parceiros de uma empreitada. Afinal, você provavelmente deve ser uma pessoa tentando executar um projeto também.

Projetos sofrem de oscilação de resultados

Por uma questão de conservação de energia, nós temos uma tendência a imaginar nossas vidas [e projetos também] como uma sucessão de fatos lineares que levam a um desfecho. Isso também é muito enternecedor, mas não é verdade. Para cada engenho humano que se materializa, muitas tentativas foram feitas, algumas sem sucesso, outras com êxito aquém das expectativas iniciais.

Por esta razão é importante imaginar projetos como estruturar senoidais, com picos e vales de produtividade e resultados, até seu desfecho. Na prática isso quer dizer que em algumas fases do projeto você vai fazer muito esforço e gerar poucos resultados, não vai ter as informações ou recursos necessários para tomar uma decisão, ou vai estar entre um dilema decisivo para o projeto. Em contrapartida, em outros períodos o projeto vai fluir sem atrito, gerar resultados inesperados e talvez melhores do que se havia planejado anteriormente. Ter essa noção desde o início torna a execução mais leve, os solavancos menos desestimulantes e garante uma saúde geral na operação do começo ao fim do projeto.

O Projeto como um sistema

Uma boa forma de executar um projeto com eficiência é tratá-lo como um sistema de vários módulos. Dessa forma você transforma um plano complexo, às vezes difícil de visualizar seu começo e fim, em pequenas tarefas de execução mais plausível, que geram resultados mais palpáveis e dão um sentimento de progresso motivador.

Algumas dicas:

  • Tente mapear o máximo possível de etapas / atividades necessárias à conclusão de seu projeto. Não se preocupe ainda com a ordem.
  • Depois disso, ordene-as de maneira em que cada etapa seja consequência da outra.
  • Associe a cada tarefa as informações e recursos necessários para sua execução,  e qual o caminho para conseguí-las. Registre contatos de potenciais fornecedores, associações, pessoas-chave para o projeto. Se possível registre seu progresso, para o caso de outra pessoa precisar lhe ajudar no meio da operação.
  • Distribua estas tarefas temporalmente. Seja conservadora, considere que pode haver dificuldades de execução, dias em que não se progride muito. Considere, se possível, prazos em que se possa errar, repensar alguma atividade, ou ficar em stand by.
  • Crie checklist para todas as tarefas. Uma vez concluídas, marque “check” nelas. Esse ritual é importante para o projeto em termos de registro, e é importante para você pois vai lhe encorajar e simbolicamente marcar suas pequenas conquistas durante a execução.
  • Defina uma data limite para conclusão do projeto, e aí faça um cronograma retroativo, distribuindo as tarefas.

A cadeia produtiva de um projeto

Cadeia produtiva é uma série de etapas que devemos seguir para concluir um projeto de forma eficaz. Primeiro temos a Ideação, em que reunimos todas as ideias que podem ajudar e fazer parte do projeto. Nessa etapa, não vamos avaliar se elas serão usadas ou não, apenas reunir a maior quantidade de ideias possíveis.

Na Especificação, precisamos analisar quais ideias terão mais importância para o projeto e que poderão ser usadas em conjunto. A partir dessas escolhas, detalhamos melhor essas ideias e elaboramos o Plano de Trabalho. Ele é uma especificação de todas as tarefas que serão realizadas, com datas e responsáveis já definidos.

A próxima etapa é a de Execução e Ajustes. Nessa parte, colocamos em prática o Plano de Comunicação e analisamos o que realmente é viável e o que deve ser modificado. Isso é muito comum de acontecer, então tenha em mente que todas as etapas podem sofrer mudanças as longo do processo e que, às vezes, será preciso voltar a etapa anterior e repensar alguns pontos.

Por fim, vem a etapa de Fechamento e Documentação. Aqui, analisamos todas as etapas, o que deu certo e o que precisou ser modificado, e documentamos os resultados. Esse documento é importante para que, posteriormente, possamos entender o que foi feito e evitar os erros que cometemos.

Conclusão

Realizar um projeto a partir de um Plano de Trabalho detalhado e organizado facilita o processo de produção e você ganha tempo. Detalhar as etapas do processo é bastante útil quando se trabalha em equipe, assim todos podem sugerir melhorias, colaborar e ajudar o projeto a evoluir.

Projetos são planos que sofrem mudanças durante o percurso, ganham novas ideias, altera-se tarefas e colaboradores. Por isso, uma boa especificação faz com que o projeto siga seu objetivo e serve de parâmetro para avaliação de resultados.

Colaboração: Bruna Rocha

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